Membuat Mail Merge
Untuk
membuat surat undangan dg beberapa penerima yg berbeda anda tdk perlu membuat
dokumen utk setiap penerima undanngan, word tlh memudahkan hal tersebuat dg
fasilitas mail merge. Anda cuman perlu membuat dokumen sekali yg kemudian anda
gunakan utk setiap semua identitas penerima yg berbeda.
Untuk membuat mail merge langkah
pertama pilih menu mailings -> Start Mail Merge -> Step by Step Mail
Merge.
Gambar 1 : Wizard untuk membuat mail
merge
Kemudian
akan nampak halaman document seperti di bawah, pilih type document yg akan
digunakan, setelah memilih klik link next :starting document yg
berada di pojok kanan.
Gambar 2 : Memilih type document
Karena sebelumnya document sudah
terbuka maka pilihlah use the current document. klik Next
untuk langkah ketiga yaitu memilih penerima surat.
Gambar 3 : Memilih menu use the
current document
Untuk memilih penerima surat Word menyediakan 3 pilihan
jika sudah memiliki list penerima surat maka pilihlah Use an existing
list atau jika list penerima terletak di outlook contacts maka pilihlah
Select from outlook contacts, namun karena disini kita belum ada
list penerima sebelumnya maka pilihlah Type a new list dan klik Create.
Gambar 4 : Membuat list penerima
baru
Maka akan
muncul halaman seperti dibawah ini. Kemudian sesuaikan field yang akan
digunakan dengan menekan tombol Customize Columns
Gambar 5 : Customisasi kolom field
Hapus semua field-field yang
berada di menu field names kecuali field Title karena nanti kita
akan gunakan field tersebut.
Gambar 6 : List kolom field
Tambahkan field Nama, Perusahaan,
Alamat dan Kota dengan menekan tombol add kemudian ketik nama field lalu tekan tombol
OK.
Gambar 7 : Menambahkan field baru
Masukkan
data sesuai dengan field yang tersedia. Kemudian klik tombol Ok untuk
menyimpan Address List ini kedalam format Microsoft office Addres
List dan beri nama yang sesuai lalu klik tombol Save.
Gambar 8 : Mengisi data pada field
Gambar 9 : Menyimpan data pada field
Pada kotak dialog mail merge
recipients akan muncul list penerima undangan yg dibuat, klik tombol OK.
Gambar 10 : List penerima undangan
Klik next, untuk langkah
selanjutnya yaitu menulis surat dengan menambahkan field yang dibuat
sebelumnya.
Gambar 10 : Memilih menu use an
existing list
Pada langkah ini sebelumnya tempatkan cursor dibawah
kalimat Kepada Yth, kemudian klik menu more items, maka akan
muncul kotak dialog Insert Merge Field lalu insert kan
Tiap-tiap field tersebut ke dalam dokumen dengan menekan tombol insert.
Gambar 11 : Memasukkan merge field
ke dalam document
Langkah ke empat kemudian
klik next, untuk melihat semua surat yang telah tersusun dengan field data.
Gambar 12 : Susunan field yang di
masukkan ke document
Silahkan cek surat undangan
kita di menu following, setelah selesai klik next untuk
melanjutkan langkah selanjutnya.
Gambar 13 : Tampilan field
yang berubah ke document
Pada langkah terakhir kita dapat mencetak
atau mengedit surat undangan sesuai yg kita inginkan.
Gambar 14 : Undangan siap cetak
http://www.google.co.id/url?sa=t&rct=j&q=mail+marge&source=web&cd=5&ved=0CGMQFjAE&url=http%3A%2F%2Fwinda_widya.staff.gunadarma.ac.id%2FDownloads%2Ffiles%2F12138%2FM4_%2BMailmerge.ppt&ei=g6z2TvXWGYK3rAe8lO38Dw&usg=AFQjCNF2pcfkFpD5KvXxqfx0Woj7Qy_qsw&cad=rja
